個人情報保護方針
制定日：2018年1月1日
改定日：2024年1月1日
代表取締役 遠山 雅治
「キクヤ株式会社」（以下、「当社」といいます）は、葬祭事業をはじめ、出産内祝い・結婚内祝い・香典返しなどのギフトの販売、送付など冠婚葬祭に係るさまざまなサービスを提供しています。 これらの事業に携わる中、利用者の皆様からお預かりしている個人情報をはじめ、関連企業の皆様及び従業者を含めたすべての個人情報を保護することが事業活動の基本であり、重要な社会的責務であると考えています。 この考え方を実践するために、本個人情報保護方針を定め、個人情報を適正かつ慎重に取扱い、保護と管理に努めるとともに、個人情報はお客様の預かり物という自覚のもとに全社員で活動します。
１.当社は、事業目的遂行のため、利用目的を明確化した上で、適切な方法での取得、利用、提供などを行い、取扱う個人情報は利用目的の範囲内の利用と
し、目的外の利用を行わない様に措置を講じます。
２.当社は、取扱う個人情報の全てにおき個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
３. 当社は、個人情報の漏洩、滅失、き損が起こらないよう、必要な対策を実施し、万一の問題発生時には、速やかな是正対策を講じます。
４．個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談がある場合は、下記窓口にて適切かつ迅速に対応いたします。
５．当社は、当社の個人情報マネジメントシステムを継続的に見直すとともに随時改善に取り組んでまいります。
＜個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談窓口＞
Tel：079-552-0008 E-Mail：honbu@kikuya-g.co.jp
個人情報保護管理者：酒井 晃（システム課）
【個人情報に関する苦情・相談窓口兼個人情報保護方針お問い合わせ先】
〒669-2345 兵庫県 丹波篠山市 東岡屋295番地
キクヤ株式会社
個人情報保護管理者 酒井 晃
TEL：079-552-0008 / FAX：079-552-0009
【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】
認定個人情報保護団体の名称：JECIA 個人情報保護協会
苦情の解決の申出先：個人情報相談センター
TEL.03-5379-8101 / FAX.03-5379-3882
【※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】
＜個人情報の取り扱いについて＞
キクヤ株式会社
住所:〒669-2345 兵庫県丹波篠山市東岡屋２９５番地代表者：遠山 雅治
２.管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先
システム課 酒井 晃
住所:〒669-2345 兵庫県 丹波篠山市 東岡屋295番地
Tel：079-552-0008 E-Mail：honbu@kikuya-g.co.jp
３.個人情報の利用目的
３－１
当社が、直接ご本人様より直接書面で取得させていただく本人様の情報で、主に同意書、同意文書、ウエブ上では同意の確認ボタンなどで同意を得た上でご提供いただく情報を指しています。取得情報と利用目的を以下に記載いたします。
■会員登録、資料、商品などの請求及びお問い合わせ時などにお預かりした情報
【利用目的】：会員登録手続き、キャンペーン・商品・サービスのご案内、資料・商品の発送、当い合わせに対する回答などのため
■当社への応募者及び従業者情報
【利用目的】：採用選考及び人事・労務・社会保険、税務・納税などの事務処理及び管理業務のため
３－２
当社が、ご本人様との面会や打合せなどの聞き取りで取得させていただく本人様の情報です。取得情報と利用目的を以下に記載いたします。
■葬祭事業などの打合せ時などに取得した情報
【利用目的】：葬祭業務などの履行や及び本人様との連絡のための
３－３
上記３－１、３－２以外の方法で取得した個人情報で、主に当社のお客様などから依頼を受け業務の一部または全部について履行するために必要に応じてお預かりした個人情報やお客様の関係者情報を指します。取得情報と利用目的を以下に記載いたします。
■当社のお客様から、委託を受けたデータなど
【利用目的】：お客様が当社へ委託された当該業務などを遂行するため
当社で保有している上記３－１、３－２に記載された情報は、保有個人データであり、ご本人が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下“開示等”という。）の要請が可能な情報です。 当社は保有個人データに関して、ご本人からの要請に応じて速やかに開示等を行います。また、第三者提供記録の開示の要請に応じて速やかに開示を行います。 開示等の申請手続きは以下の手順に従い実施します。
４－１ 開示等の求めの申請
【ご本人の場合】
- ご来社の場合
本人確認ができる身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。ご本人であることを確認した上で、個人情報開示・訂正・削除等依頼書をお渡しいたします。必要事項を御記入の上、下記窓口へご提出ください。 - お電話の場合
氏名・住所・生年月日・電話番号等当社の質問にお答えいただき、ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」を郵送またはＦＡＸいたします。必要事項をご記入し、下記窓口までご返送ください。
【代理人の場合】
- 代理人が開示等の要求をされる場合は、代理人様がご来社いただき、本人自筆の委任状及び本人確認ができる身分証明証コピーをご提示ください。併せて代理人様の身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください。また、法定代理人の場合は、上記書類に加え、戸籍謄本又はその他法定代理権が確認できる公的書類をご提示ください。（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。代理人本人の確認をした上で「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項をご記入し、下記窓口へご提出ください。
４－２ 通知
「個人情報の開示等の求め」受取後、「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。ただし、当社で検討の結果、要請の全部または一部について応えられない場合がございます。その場合、理由を明記した「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。
開示のご請求に関しては、原則として、ご本人が所定の用紙で指定された方法により開示いたしますが、ご指定の方法による開示が困難である場合には、その旨を通知するとともに、書面により開示いたします。
４－３ 手数料
開示等の求めにかかる手数料は原則として無料です（ただし、情報量が多量な場合、調査に時間がかかる場合は手数料が発生する場合があります。その際は事前にご連絡します）。
個人情報の開示等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。 また、当社における開示対象個人情報保護の取組みに関するご質問やご不明な点、苦情のご相談、その他のお問合せにつきましても下記窓口までご連絡ください。
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談窓口
キクヤ株式会社
個人情報保護管理者:システム課 酒井 晃
住所:〒669-2345 兵庫県 丹波篠山市 東岡屋295番地
Tel：079-552-0008 E-Mail：honbu@kikuya-g.co.jp
認定個人情報保護団体の名称：JECIA 個人情報保護協会
苦情の解決の申出先：個人情報相談センター
TEL.03-5379-8101 FAX.03-5379-3882
【※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】
(1) 組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
(2) 人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
(3) 物理的安全管理措置、技術的安全措置
・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。